Как учитывать расходы на УСН (доходы минус расходы)?

Учёт расходов ООО и ИП на «упрощенке» 15% позволяет снизить сумму налога за счёт понесённых затрат. Нужно разобраться, как учитывать расходы на УСН (доходы минус расходы) для того, чтобы максимально снизить базу налогообложения.

Какие расходы можно учитывать на УСН?

В Налоговом Кодексе РФ (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) чётко указан перечень расходов, который может быть списан организацией или ИП на УСН (доходы минус расходы). Это закрытый список, то есть другие расходы, которые не указаны в этом перечне, не могут быть учтены на уменьшение налоговой базы. Вот основные из них:

• Выплата зарплаты, командировочных, социальных и пенсионных страховых взносов.
• Оплата услуг/работ подрядчикам или покупка товаров, которые используются в основной сфере деятельности ООО или ИП.
• Оплата аренды, коммунальных платежей, услуг связи, которые задействованы в процессе ведения бизнеса.
• Информационные услуги и реклама.
• Налоги и сборы.
• Расходы на хоз. нужды организации и обслуживание ККТ.
• Приобретение основных средств деятельности и нематериальных активов.
• Транспортные расходы, покупка ГСМ, содержание и ремонт служебного транспорта.

Условия для учёта расходов на «упрощёнке» Д – Р:

• Все расходы, которые списываются на УСН (доходы минус расходы) должны быть направлены на получение прибыли и экономически обоснованными.
• Оплата за товар или услугу должна быть произведена полностью. Обратите внимание! Авансовые платежи в расходах УСН не учитываются.
• Организация или ИП получили товар (работу/услугу) в полном объёме.
• В наличии есть документы, которые подтверждают расход (счет-фактура, УПД, накладная, акт выполненных работ и пр.).
• Если на расход списываются товары, которые были приобретены для продажи, то они должны быть проданы.
• Если списываются расходы на товары, которые приобретаются для производства, то они должны быть задействованы в производственном процессе.

Учитывать расход в налоге на УСН нужно по последней из дат завершения процесса. Это может быть:

• дата оплаты поставщику;
• дата отгрузки товара конечному покупателю;
• дата получения от поставщика товаров (работ/услуг) и пр.

Правила оформления первичной документации, которая подтверждает факт проведения хозяйственной операции >>>

Оплата труда сотрудников на УСН 15%

Расходы, связанные с выдачей заработной платы и других видов выплат сотрудникам ООО или ИП, а также оплата работы подрядчиков списывается в день выдачи наличных денег или перевода на карту.

Как обосновать расход ООО или ИП на УСН (доходы-расходы)?

Расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтверждёнными и напрямую связаны с деятельностью ООО/ИП, которая направлена на получение дохода  (п. 1 ст. 252 НК РФ). То есть, если организация или ИП занимаются пошивом одежды, то не целесообразным будут списание средств на приобретение сварочного аппарата. Списывая на расходы те или иные траты, налогоплательщик должен уметь объяснить, каким образом приобретения помогают ведению бизнеса.

Как списать расходы на покупку основных средств?

Основное средство (ОС) – это товар и/или имущество, которое задействовано в деятельности ООО или ИП. Оно не может быть использовано для перепродажи. Срок использования ОС должен составлять более 1 года, а стоимость превышать 100 000 руб.

Учитывать расходы на УСН на приобретение основных средств налогоплательщик может в конце налогового периода, но при этом должны быть соблюдены следующие условия:

• ОС должно быть учтено и введено в эксплуатацию.
• Если основное средство должно иметь госрегистрацию, то она должна состояться.

Стоимость внеоборотного актива нужно списывать равными долями в конце каждого квартала в течение календарного года. К концу года расход на основное средство должен быть списан в полном объёме.

Как списать расход на основное средство, приобретённое в рассрочку?

• Основное средство приобретено в рассрочку по договору.
• Оно введено в эксплуатацию.
• Зарегистрировано в госорганах (при необходимости).

Если выполнены выше перечисленные условия, тогда можно списывать расход на приобретенное ОС по фактической оплате частей задолженности.

Обратите внимание! Если основное средство было приобретено до регистрации ИП и используется в предпринимательской деятельности, то расходы на его покупку учитывать в расход нельзя. Но, в случае продажи данного ОС выручку придётся отразить в доходах УСН и заплатить налоги.

Как списать расходы на товары, приобретённые для перепродажи?

Расходы на закупку товара, который приобретаются для перепродажи с наценкой, должны быть учтены после его продажи потребителю.

Пример:

• 10 апреля ООО или ИП произвел закупку 100 отверток по 100 руб. за штуку (100 отвёрток = 10 000 руб.).
• 20 апреля покупатель приобрёл 10 отвёрток по 200 руб. за штуку (10 отвёрток = 2 000 руб.).

В данном случае 20 апреля предприниматель или организация могут включить в расходы 1 000 руб. (10 отвёрток по 100 руб.).

Когда учитывать расходы, связанные с перепродажей товаров на УСН доход-расход?

У компании или предпринимателя, которые занимаются торговой деятельностью, при закупке товаров под реализацию, возникают дополнительные расходы. Это может быть доставка товара на свой склад или склад покупателя, хранение и/или упаковка товаров. Данные затраты можно учитывать в расходы сразу же после оплаты, не дожидаясь даты их реализации.

Порядок оформления кассовых документов для учёта доходов и расходов ИП и ООО >>>

Расходы на рекламу ООО или ИП на УСН

Согласно действующему законодательству рекламные расходы делятся на нормируемые (которые можно списывать в размере 1% от выручки) и ненормируемые (которые полностью учитываются в расходе).

Список ненормируемых расходов (п. 4 ст. 264 НК РФ):

• Реклама в СМИ и кино.
• Реклама в сети интернет и услуги по продвижению сайта.
• Световая и др. виды наружной рекламы.
• Участие в выставках и на ярмарках.
• Оформление витрин и демонстрационных залов.
• Изготовление рекламных буклетов, брошюр, каталогов, флаеров в которых содержится информация о товаре и/или продавце.
• На уценку товаров, которые потеряли внешний вид в результате  использования его в качестве выставочного образца.

К примеру, в 15 марта организация оплатила продвижение сайта на сумму 15 000 рублей. 27 апреля агентство выполнило поставленную задачу и представитель ООО подписал акт выполненных работ. В книге КУДиР расход организации должен быть учтён 27 апреля в размере 15 000руб.

Список нормируемых расходов:

• Дегустация продукции.
• Реклама в транспорте.
• Реклама внутри зданий (в подъезде, лифте и пр.).
• SMS-рассылка рекламной информации.
• Бегущая строка в транспорте.
• Подарки участникам акции.
• Сувенирная продукция с логотипом компании.
• Размещение компании в каталогах торговой сети.

Как рассчитать сумму, которую можно списать на нормируемую рекламу? Для этого нужно посчитать размер выручки за период, в котором была реализована рекламная кампания, и вычислить из неё 1%.

Рекламные расходы можно списывать частями поквартально в течение календарного года.

К примеру, в феврале ООО или ИП на УСН «доходы – расходы» была организована дегустация продукции на сумму 70 000 руб. Согласно книге учёта доходов и расходов выручка с начала года составила 800 000 рублей. То есть в 1-м квартале можно учесть расходы на рекламу в размере 8 000 руб. (800 000 Х 1% = 8 000). За полугодие (с 1 января по 30 июня) выручка выросла до 1 500 000 рублей, то есть во 2-м квартале списать на рекламу можно 7 000 руб. (1 500 000 Х 1% = 15 000 – 8 000 =7 000). За 9 месяцев (с 1 января по 30 сентября) выручка составила 2 400 000 рублей, тогда в 3-м квартале можно использовать затраты на рекламу в размере 9 000руб. (2 400 000 Х 1% = 24 000 – 15 000 = 9 000). И, по итогам года, общая выручка компании или ИП составила 3 500 000 рублей. Сумма, которую можно принять к вычету, составит 11 000руб. (3 700 000 Х 1% = 37 000 – 24 000 = 13 000). По результатам года февральская дегустация, на которую было потрачено 70 000 руб., окупится только на 37 000 руб., а оставшиеся 33 000 раб. останутся неучтёнными.

Постоянно проверяйте правильность ведения доходов и расходов, так как данные показатели отражаются в декларации УСН и влияют на сумму уплаченного налога. Держите в порядке все документы и храните их не менее 4-х лет.

Сдача отчетности УСН для ООО и ИП: полный комплект документов или отдельные отчеты >>>